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Conservation et suppression des données

Cadre de conservation, suppression et anonymisation.

Principe

Les données personnelles ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire. Des périodes distinctes sont définies selon les catégories de dossiers.

Documents d’identité

Les images de documents d’identité ne doivent être conservées que pendant la période justifiée par la vérification, la prévention de fraude, un litige ou une obligation légale.

Fin de conservation

Les données sont supprimées ou anonymisées à l’expiration de la période approuvée, sauf conservation légale documentée.

Calendrier opérationnel par défaut

Sauf obligation légale différente: fichiers d’identité supprimés ou minimisés sous 90 jours après vérification; documents des candidatures non retenues 24 mois; contrats, paiements, décisions, certificats, plaintes et recours jusqu’à 6 ans après la fin de la relation; journaux de sécurité normalement 12 mois. Une trace d’audit minimale peut être conservée si nécessaire.

Conservation par catégorie

La conservation est gérée par catégorie et non par une durée unique. Le point de départ peut être le téléversement, l’achèvement, la décision finale ou la fin de la relation selon le dossier.

Les pièces d’identité et preuves peuvent avoir une durée plus courte que les dossiers essentiels du titre.
Les décisions, titres et journaux d’audit peuvent être conservés plus longtemps pour préserver l’historique de vérification.
Les factures et paiements peuvent être conservés pour la comptabilité, la fiscalité et les litiges.
Les journaux de sécurité dépendent du risque et des besoins d’enquête.
Un gel juridique, une réclamation, un recours, une fraude ou un incident de sécurité peut suspendre la suppression.

Fin de conservation

Lorsqu’un dossier n’est plus nécessaire, UKG peut le supprimer, le minimiser, l’anonymiser ou ne conserver qu’une trace d’audit limitée ou une référence cryptographique justifiée.

Champ d’application

Cette page s’applique aux activités, dossiers, personnes et systèmes couverts par Conservation et suppression des données. Elle doit être lue avec le schéma de certification, les politiques associées et les obligations légales ou contractuelles applicables. Elle ne remplace ni la loi ni les droits du candidat.

Responsabilités et contrôles

UKGLTD attribue la mise en œuvre des contrôles, la conservation des preuves et la revue des exceptions à des personnes autorisées. Les décisions importantes doivent être traçables et les changements, approbations, conflits ou exceptions pertinents doivent être enregistrés.

Procédure et enregistrements

Les exigences sont appliquées au moyen de procédures documentées et de dossiers pouvant être examinés. Lorsqu’une décision affecte un candidat ou un titre, les informations pertinentes disponibles doivent être prises en compte et le fondement, le résultat et l’action suivante doivent être documentés. Les dossiers sont conservés conformément aux règles de conservation, de confidentialité et de sécurité.

Revue et amélioration

La politique est revue lorsqu’un changement significatif touche le schéma, la technologie, la loi, les risques ou les résultats d’audit. Les plaintes, recours, incidents et résultats de surveillance peuvent conduire à des actions correctives ou à une modification des contrôles.