المبدأ
لا يتم الاحتفاظ بالبيانات الشخصية لمدة أطول مما يلزم للغرض المحدد. وتستخدم United Knowledge Group جدول احتفاظ خاضعًا للضبط بدل الاحتفاظ غير المحدود.
مستندات الهوية
يجب الاحتفاظ بصور مستندات الهوية فقط للمدة التي يبررها التحقق أو منع الاحتيال أو النزاع أو المتطلبات القانونية، ويمكن حذف الصورة الأصلية مبكرًا إذا كان سجل نتيجة التحقق كافيًا.
نهاية المدة
عند انتهاء المدة المعتمدة تُحذف السجلات بصورة آمنة أو تتحول إلى بيانات مجهولة ما لم يوجد Legal Hold أو أساس قانوني موثق للاستمرار.
جدول الاحتفاظ التشغيلي الافتراضي
ما لم يوجد التزام قانوني مختلف: تحذف ملفات الهوية المصدرية أو تقلل خلال 90 يومًا من التحقق؛ مستندات الطلبات غير الناجحة 24 شهرًا؛ سجلات العقود والدفع والطلبات والقرارات والشهادات والشكاوى والاستئناف حتى 6 سنوات بعد انتهاء العلاقة؛ وسجلات الأمان عادة 12 شهرًا. قد يبقى الحد الأدنى من أثر التدقيق عند الضرورة.
النطاق والتطبيق
تطبق هذه الصفحة على الأنشطة والسجلات والأشخاص والأنظمة الواقعة ضمن نطاق إطار الاحتفاظ بالبيانات وحذفها. وتُقرأ مع مخطط الشهادة والسياسات المرتبطة به وأي متطلبات قانونية أو تعاقدية واجبة التطبيق. عند وجود تعارض، لا تستخدم هذه الصفحة لتجاوز القانون أو حقوق المتقدم أو الضوابط الأعلى مستوى.
المسؤوليات والضبط
تحدد UKGLTD مسؤولًا مناسبًا عن تنفيذ الضوابط وحفظ الأدلة ومراجعة الاستثناءات. يجب أن تكون القرارات قابلة للتتبع، وأن تُسجل التغييرات الجوهرية والموافقات وحالات التعارض أو الاستثناء. الوصول إلى السجلات يقتصر على الأشخاص المخولين حسب الحاجة.
الإجراء والسجلات
يتم تنفيذ المتطلبات من خلال إجراءات موثقة وسجلات يمكن مراجعتها. عندما يلزم اتخاذ قرار يؤثر على متقدم أو شهادة، يجب الاعتماد على المعلومات المتاحة ذات الصلة وتوثيق الأساس والنتيجة والإجراء اللاحق. تحتفظ UKGLTD بالسجلات وفق جدول الاحتفاظ المعتمد ومتطلبات الخصوصية والأمن.
المراجعة والتحسين
تراجع السياسة عند حدوث تغيير جوهري في المخطط أو التقنية أو القانون أو المخاطر أو نتائج التدقيق. يمكن أن تؤدي الشكاوى والاستئنافات والحوادث ونتائج المراقبة إلى إجراء تصحيحي أو تعديل في الضوابط. النسخة المنشورة الحالية هي المرجع العام لهذه السياسة.