الغرض
تحدد هذه السياسة قواعد UKG الخاصة بـComplaints Policy.
الضوابط الإلزامية
- يتم استلام الشكوى وتقييم نطاقها ومخاطرها.
- تدار تضاربات المصالح أثناء معالجة الشكوى.
- يجوز طلب أدلة وردود من الأطراف ذات الصلة.
- توثق النتائج والإجراءات التصحيحية والإغلاق.
- لا يضار مقدم الشكوى أو المتقدم لمجرد استخدام المسار بحسن نية.
ضبط الوثيقة
النسخة الإنجليزية هي النسخة الرئيسية، وتراجع الوثيقة سنويًا على الأقل وعند أي تغيير قانوني أو فني أو تنظيمي جوهري.
النطاق والتطبيق
تطبق هذه الصفحة على الأنشطة والسجلات والأشخاص والأنظمة الواقعة ضمن نطاق سياسة الشكاوى. وتُقرأ مع مخطط الشهادة والسياسات المرتبطة به وأي متطلبات قانونية أو تعاقدية واجبة التطبيق. عند وجود تعارض، لا تستخدم هذه الصفحة لتجاوز القانون أو حقوق المتقدم أو الضوابط الأعلى مستوى.
المسؤوليات والضبط
تحدد UKGLTD مسؤولًا مناسبًا عن تنفيذ الضوابط وحفظ الأدلة ومراجعة الاستثناءات. يجب أن تكون القرارات قابلة للتتبع، وأن تُسجل التغييرات الجوهرية والموافقات وحالات التعارض أو الاستثناء. الوصول إلى السجلات يقتصر على الأشخاص المخولين حسب الحاجة.
الإجراء والسجلات
يتم تنفيذ المتطلبات من خلال إجراءات موثقة وسجلات يمكن مراجعتها. عندما يلزم اتخاذ قرار يؤثر على متقدم أو شهادة، يجب الاعتماد على المعلومات المتاحة ذات الصلة وتوثيق الأساس والنتيجة والإجراء اللاحق. تحتفظ UKGLTD بالسجلات وفق جدول الاحتفاظ المعتمد ومتطلبات الخصوصية والأمن.
المراجعة والتحسين
تراجع السياسة عند حدوث تغيير جوهري في المخطط أو التقنية أو القانون أو المخاطر أو نتائج التدقيق. يمكن أن تؤدي الشكاوى والاستئنافات والحوادث ونتائج المراقبة إلى إجراء تصحيحي أو تعديل في الضوابط. النسخة المنشورة الحالية هي المرجع العام لهذه السياسة.